A. Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai
keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa
informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan
tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan
paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan
apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika
ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari
seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada
seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat
merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa
pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
B. Fungsi Surat
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa
tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan
kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan
berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai alat
komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan
informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai wakil
penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis,
sehingga penulis tidak perlu bersusah
payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup
jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat
tersebut
3. Sebagai alat
bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga
dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip
lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna
mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang
lampau.
4. Sebagai
pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau
pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini,
misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai alat
pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan
sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat.
Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan
sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau
pekerjaan
6. Sebagai alat
bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu
urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan
bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual
beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai alat
untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak
terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan
pemborosan energi dan waktu.
Syarat2 surat yg baik.
Syarat-syarat surat yang baik
surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah
sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan
bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus
diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami
baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari
isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar
maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang
baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya
baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus
disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak
terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan
atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata
seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul
surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bahasa surat
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang
kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat
itu.Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku
baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian
alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat,
penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan
dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu,
meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
- Dengan
surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
- Dengan ini
kami mohon bantuan Saudara untuk…
- Bersama ini
kami kirimkan kepada Bapak…
- Seiring
dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
- Membalas
surat Ibu tanggal…
- Menjawab
pertanyaan Anda dalam surat Anda…
- Memenuhi
pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
- Menyusul
surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
- Dengan
sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah
kaprah dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami
kabarkan bahwa…, atau Bersama surat ini saya beri tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan bersama ini mengandung arti ‘seiring dengan ini’,
sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu tidak seiring dengan surat
itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu, bukan kata bersama ini
yang hendaknya dipakai di situ, melainkan katadengan ini atau dengan surat ini.
Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita
juga menulis kalimat pembuka: Menjawab surat Saudara… padahal yang dijawab
bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat yang diterima. Dalam
bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita mengatakan/menulis: Membalas surat
Saudara tanggal… atauMenjawab pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…
Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga
tidak tepat karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialah berhubung dengan.
Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya hari ini agak terganggu… Boleh juga
kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan dengan
kata karena: Karena kesehatan saya hari
ini… dan seterusnya.
Ungkapan berhubung dengan menyatakan hubungan pertalian,
sedangkan kata karena dipakai untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada
perbedaannya: kata karena tidak dapat diganti dengan kata berhubung. Ungkapan
lain menyatakan hubungan pertalian ialah:bertalian dengan, berhubungan dengan,
sehubungan dengan, berkenaan dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat
kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada
orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja
sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita
tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja
pada bagian isi surat sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat penutup:
- Atas
bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
- Kami akhiri
surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama Saudara
yang baik.
- Sekianlah
laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
- Semoga
laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas perhatian
Bapak.
Bagian – bagian surat
Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini
merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah
sebagai berikut ini:
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat
merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat
tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat,
kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian
surat yang pertama ini berisi:
· Logo atau
lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
· Nama instansi,
lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
· Alamat instansi,
lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
· Nomor telepon,
kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat
sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan
bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan
untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat
tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah
ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan
resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat
ke 2 ini.
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi,
perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang
dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut
penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.
Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
· Memudahkan
pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila
diperlukan
· Mengetahui
jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan
· Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
· Penunjukan
secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang
menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam
surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka
bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal
berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat
luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam
surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada
beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal
tersebut adalah sebagai berikut:
· Kata
"kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata
"kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang
terhormat"
· Menggunakan kata
"Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
· Menggunakan kata
"Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah
seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis
dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
· Di setiap bari
pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
· Menuliskan
alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi
sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal
dan diakhiri oleh tanda koma.
8. Isi Surat
· Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai
pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
· Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
· Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau
harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya
menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan
salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan
diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam
penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau
orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Posisi ke 12 bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja
berubah, tergantung format atau bentuk surat. Ke 12 bagian tersebut di atas
merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan jika sobat ingin menulis surat
yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada bagian-bagian yang dihilangkan
seperti, kepala surat/ kop surat.
Contoh-contoh surat
· SURAT
PERNYATAAN
· SURAT TUGAS
· SURAT
PANGGILAN (RELAAS)
· SURAT MODEL
RELEASE
· SURAT
KETERANGAN PINDAH
· SURAT
PERNYATAAN
· SURAT
KETERANGAN
· SURAT
REKOMENDASI
· SURAT
PERJANJIAN PENERBITAN BUKU
· SURAT MUTASI
· SURAT KUASA
Soal :
1. Sebutkan 3
contoh-contoh surat
Surat peryataan ,surat tugas,surat kuasa
2. Sebutkan 5
bagian-bagian dari surat
Kepala surat,nomer surat,lampiran,hal,isi surat
3. Bagian
lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada yaitu.....
Lampiran
4. Isi surat
terdiri dari..........
Pembuka,isi,penutup
5. Sebutkan 3
syarat- syarat surat yang baik
Jelas,benar,sopan
